采購內(nèi)部控制流程
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采購內(nèi)部控制流程
一、采購業(yè)務的定義
定義：采購業(yè)務主要是由商品(泛指廣義的商品，包括所有的外購輔助材料、零配件、半成品、成品等商品)、原材料、和固定資產(chǎn)三個部分的采購供應組成。它一般包括以下三個環(huán)節(jié)：
簽訂購貨合同;
驗收原材料或商品入庫;
結(jié)算支付貨款。
二、采購業(yè)務內(nèi)部控制的基本要求
采購工作中計劃、訂貨、驗收、結(jié)算等各個環(huán)節(jié)必須分工負責。對重大的物資或設備采購事項要進行特別授權(quán)。
采購人員除經(jīng)過特別授權(quán)外不得擅自改變采購內(nèi)容，只能按批準的品種、規(guī)格、數(shù)量進行采購。
除零星采購外，采購業(yè)務均需簽訂采購合同，采購合同必須報財務部一份。 采購支付貨款必須經(jīng)過認真審查、核對合同后，方可付款結(jié)算。除小額采購外，采購貨款必須通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。
采購的物資必須經(jīng)過驗收方可入庫。采購過程中的損耗必須查明原因，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審核批準后方可處理。
采購部應付供應商的貨款明細必須定期與財務部核對并保持金額一致。
三、采購業(yè)務內(nèi)部控制流程
采購前先填寫“物資采購計劃單”，辦理申請手續(xù)。公司各部門所需要的材料、商品和其他物質(zhì)，或者倉庫認為某種貨物的儲備量已達到最低儲備限額而需要補充時，應當通過填寫“采購計劃單”的方式，申請購貨。“申購單”由負責這類支出預算的主管人員簽字后，送交采購部門負責人審批，并授權(quán)采購人員辦理購貨手續(xù)。采用這種方式，能使每一次采購業(yè)務都有相應的依據(jù)，這對于提高采購的計劃性，節(jié)約使用資金，分清各有關(guān)部門和個人的責任都有較好的作用。
“采購計劃單”一般采用一式兩份的方式，詳細注明：申購部門、申購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期及用途等內(nèi)容，一并交采購部。采購部據(jù)此辦理訂貨手續(xù)后，其中一份退回申購部門或人員，以示答復。
采購時要簽訂“采購訂貨單”，規(guī)范采購業(yè)務。公司除零星物品的采購可隨時辦理外，大量采購業(yè)務應盡可能簽訂采購合同并采用訂貨單制度，以保證采購業(yè)務規(guī)范化。“采購訂貨單”是采購部 進行采購業(yè)務的一種業(yè)務執(zhí)行憑證，也是購銷雙方應當共同遵守的一種契約，它不僅使采購業(yè)務在開始時就置于計劃控制之下，而且便于在任何時候、任何環(huán)節(jié)下對整個采購業(yè)務進行查詢。
“采購訂貨單”可根據(jù)實際情況，采用數(shù)張復寫的方式，其中一張送交銷貨單位，請求發(fā)貨;一張交倉管部門，作為核收物品時與到貨票據(jù)核對的依據(jù)，即驗收貨物的依據(jù);一張由采購部作為存根歸檔保存，以便對所有的訂貨與到貨情況進行查對、分析。
采購物資到達時應填寫“入庫單”，嚴格驗收之后方可入庫。采購部門購回的各種原材料，都應及時送交倉庫驗收。驗收人員應對照銷貨單位的發(fā)貨票和購貨訂單等，對每一種貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴格查驗，在保證貨、單相符的基礎上填寫“入庫單”。
“入庫單”是證明原材料或商品已經(jīng)驗收入庫的會計憑證。“入庫單”有倉庫驗收人員填制，取得采購人員的簽字后，一張留存，登記倉庫臺帳或明細賬;一張退給采購部門進行業(yè)務核算;一張送交財務部。嚴格的驗收制度，有利于考核采購人員的工作質(zhì)量，劃清采購部人員與倉管人員之間的經(jīng)濟責任，確保物資入庫的準確、安全。
規(guī)范審查制度、嚴格審查采購業(yè)務的各種憑證。財務部門在正式記錄采購業(yè)務、支付貨款之前，應對各有關(guān)部門送來的各種原始憑證，包括發(fā)貨票、運費收據(jù)、入庫單以及訂貨單等進行認真的審查、核對。審查的內(nèi)容包括每一張憑證的購貨數(shù)量、金額計算是否準確，各關(guān)聯(lián)憑證之間是否內(nèi)容一致、時間統(tǒng)一、責任明確、手續(xù)清楚等。如果審核中發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因，分清責任，并合理解決，如有需要可以請公司領(lǐng)導出面協(xié)調(diào)解決。會計人員在此基礎之上編制付款憑證，由出納支付貨款，使財務核算與采購兩種業(yè)務的內(nèi)部控制統(tǒng)一起來。
公司K3系統(tǒng)正式運行后，采購業(yè)務將啟用計算機管理，所有的采購業(yè)務流程都可以通過電腦進行，采購計劃的填報、審批、下達、打單及相關(guān)查詢等功能將會極大的方便采購管理。
K3系統(tǒng)運行熟練后，系統(tǒng)的采購模塊、倉存模塊與財務存貨核算模塊可以相互支持，共享數(shù)據(jù)，在確保原始料單填制和錄入準確的前提下，財務的存貨核算及成本核算將會十分便捷、準確，從而為公司領(lǐng)導及時提供更加準確的財務信息。
公司各相關(guān)部門要嚴格執(zhí)行以上采購業(yè)務內(nèi)部控制要求及流程，公司財務部和綜合管理部對采購內(nèi)部控制要求及流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和考核。
企業(yè)采購內(nèi)部控制措施
(一)組織規(guī)劃控制。1.不相容職務的分離。應當加以分離的職務通常有：授權(quán)進行某項經(jīng)濟業(yè)務的職務要分離;執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務的職務與審核該項業(yè)務的職務要分離;執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務的職務與記錄該項業(yè)務的職務要分離;保管某項財產(chǎn)的職務與記錄該項財產(chǎn)的職務要分離等等。2.組織機構(gòu)的相互控制。一個單位組織機構(gòu)的設置和職責分工應體現(xiàn)相互控制的要求。具體要求是：各組織機構(gòu)的職責權(quán)限必須得到授權(quán)，并保證在授權(quán)范圍內(nèi)的職權(quán)不受外界干預;每類經(jīng)濟業(yè)務在運行中必須經(jīng)過不同的部門并保證在有關(guān)部門進行相互檢查;在對每項經(jīng)濟業(yè)務的檢查中，檢查者不應從屬于被檢查者，以保證被檢查出的問題得以迅速解決。
(二)授權(quán)批準控制。授權(quán)批準控制指對單位內(nèi)部部門或職員處理經(jīng)濟業(yè)務的權(quán)限控制。單位內(nèi)部某個部門或某個職員在處理經(jīng)濟業(yè)務時，必須經(jīng)過授權(quán)批準才能進行，否則就無權(quán)審批。首先，要明確一般授權(quán)與特定授權(quán)的界限和責任;其次，要明確每類經(jīng)濟業(yè)務的授權(quán)批準程序;再次，要建立必要的檢查制度，以保證經(jīng)授權(quán)后所處理的經(jīng)濟業(yè)務的工作質(zhì)量。
(三)預算控制。預算控制是內(nèi)部控制的一個重要方面，包括籌資、融資、采購、生產(chǎn)、銷售、投資、管理等經(jīng)營活動的全過程。對單位各項經(jīng)濟業(yè)務編制詳細的預算和計劃，并通過授權(quán)，由有關(guān)部門對預算或計劃的執(zhí)行情況進行控制，其基本要求是：第一，所編制預算必須體現(xiàn)單位的經(jīng)營管理目標，并明確責任;第二，預算在執(zhí)行中，應當允許經(jīng)過授權(quán)批準對預算進行調(diào)整，以便預算更加切合實際;第三，應當及時或定期反饋預算的執(zhí)行情況。
(四)實物資產(chǎn)控制。第一，限制接近，以嚴格控制對實物資產(chǎn)及與實物資產(chǎn)有關(guān)的文件的接觸，如現(xiàn)金、銀行存款、有價證券和存貨等，除出納人員和倉庫保管人員外，其他人員則限制接觸，以保證資產(chǎn)的安全。第二，定期進行實物資產(chǎn)清查，保證實物資產(chǎn)實有數(shù)量與賬面記載相符，如賬實不符，應查明原因，及時處理。除上述外，實物資產(chǎn)控制從廣義上說，還包括對實物資產(chǎn)的采購、保管、發(fā)貨及銷售全過程進行控制。
(五)成本控制?，F(xiàn)代成本控制可分為“粗放型”和“集約型”兩種。粗放型成本控制，是指在生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝不變的情況下，單純依靠減少耗用材料，合理下料來降低成本的控制法;集約型成本控制，是指依靠提高技術(shù)水平來改善生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝，從而降低成本的控制法。這兩種方法結(jié)合起來，就是現(xiàn)代成本控制。
(六)審計控制。審計控制主要是內(nèi)部審計，內(nèi)部審計是對會計的控制和再監(jiān)督。對會計資料進行內(nèi)部審計，既是內(nèi)部控制的一個組成部分，又是內(nèi)部控制的一種特殊形式。內(nèi)部審計是在一個組織內(nèi)部對各種經(jīng)營活動與控制系統(tǒng)的獨立評價，以確定既定政策的程序是否貫徹，建立的標準是否遵循資源的利用、是否合理有效、以及單位的目標是否達到。內(nèi)部審計的內(nèi)容十分廣泛，一般包括內(nèi)部財務審計和內(nèi)部經(jīng)營管理審計。內(nèi)部審計對會計資料的監(jiān)督、審查，不僅是內(nèi)部控制的有效手段，也是保證會計資料真實、完整的重要措施。
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