高校人事檔案信息化芻議論文(2)
高校人事檔案信息化芻議論文篇二
《淺談高校人事檔案管理的信息化建設(shè)》
摘 要：隨著科技的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案管理工作也由最初的手工管理逐步演變?yōu)樾畔⒒芾?，高校人事檔案信息化建設(shè)不僅可以彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的不足，也提高了檔案管理工作的有效性，使其更好地發(fā)揮檔案信息的作用。
關(guān)鍵詞：高校;人事檔案管理;信息化建設(shè);必要性
隨著時代的進步、科技的發(fā)展，信息化管理已成為當今世界發(fā)展的大趨勢，對各行各業(yè)的發(fā)展起著舉足輕重的影響。檔案作為原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)已成為國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分。隨著高校教育改革的不斷發(fā)展，高校的建設(shè)步伐迅速加快，干部人事檔案數(shù)量急劇增長，大量的考核、考查、工作實績、科研成果等材料源源不斷地進入人事檔案，高校人事檔案管理面臨管理方法、管理技術(shù)、管理理念的全面挑戰(zhàn)。
一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀
目前，雖然大部分高校已配備了專門的人事檔案管理系統(tǒng)，但受傳統(tǒng)管理方式的影響，許多高校仍然使用單一的紙質(zhì)檔案管理方式，具體主要體現(xiàn)在使用傳統(tǒng)的檔案登記卡片。檔案登記卡片局限于一些人員基本信息，如：參加工作的時間、學歷的變更、職稱的晉升等簡單地查詢工作，因此信息無法得到完整的反映。由于手工翻閱比較頻繁，紙質(zhì)卡片上面的內(nèi)容變得模糊不清，工作人員為了避免在信息的讀取上造成誤導，需要重新調(diào)閱檔案實體，有些早期材料紙質(zhì)較差，翻閱次數(shù)多了，不僅容易破損，并且影響人事檔案紙質(zhì)材料的長久保存。另一方面，隨著時間的推移，卡片夾變得松動，卡片容易丟失，不僅使個人檔案信息外泄，也在檔案管理的過程中帶來很大的潛在風險性。
二、高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性
(一)高校人事檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作發(fā)展的需要
檔案信息化是指運用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)、利用。檔案信息化建設(shè)是一個信息數(shù)字化建設(shè)的過程，也是同一種信息的存儲、檢索、管理形式和載體的變化。一方面，與傳統(tǒng)的人事檔案管理相比，通過檔案信息化建設(shè)，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來完成，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在檔案管理的內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，檢索查詢都變得非常方便，從而大大提高了高校檔案工作質(zhì)量和利用效率。另一方面，人事檔案的信息可以更好地得到利用，以便更加快捷、更加準確地為決策機構(gòu)提供依據(jù)。
(二)高校人事檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)高校人事代理制度下檔案信息管理的需要
隨著國家人事制度的改革，高校用人制度也由“終身制”逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤捌赣弥啤保S多高校實行了“人事代理”制，由于高校人員的流動性也大大增加，人事檔案材料大量增加，對人事信息的利用也在日益頻繁，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足新形勢的需要，因此，加快人事檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。
(三)高校人事檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)高校發(fā)展的需要
檔案的價值在于更好的利用信息為學院工作、領(lǐng)導決策、教職工發(fā)展提供人事服務(wù)。隨著高校的建設(shè)步伐迅速加快，運用現(xiàn)代化管理手段，對人事檔案信息進行加工、提煉和深層開發(fā)，有效地開發(fā)和利用人事檔案信息資源，為學校領(lǐng)導決策提供依據(jù)，實現(xiàn)人才資源優(yōu)化配置，是高校把握市場先機和提高競爭力的必要前提和保證。
三、高校人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題
(一)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全化
隨著高校檔案信息化管理的發(fā)展，檔案信息的安全問題是最為突出的問題。
1.防止檔案信息的損毀和遺失
如：工作人員操作失誤、設(shè)備故障、計算機病毒、黑客攻擊等。因此，管理人員在管理過程中首先要提高自己的安全意識，努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和計算機水平，避免因自己的安全意識不夠而造成的信息丟失和泄密，從而帶來巨大的損失。
2.嚴格做好檔案信息的保密
檔案信息中有的信息是公開的，有的則是保密的。保密信息分內(nèi)部、秘密、機密和絕密等不同等級，這些信息在管理時應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。因此，一方面，檔案管理部門要制訂合理嚴格的檔案信息化安全保密制度，并不斷培養(yǎng)和強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能;另一方面，應(yīng)采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴密的流程化處理機制，引入科學實用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略, 加強檔案信息系統(tǒng)的防御性。
3.積極做好檔案信息的備份工作
當檔案信息由于計算機、黑客等原因丟失或不能使用時，備份的檔案信息可以及時恢復(fù)檔案信息系統(tǒng)的正常工作，減少工作人員的重復(fù)勞動，提高檔案管理工作的有效性。
(二)檔案管理人才的培養(yǎng)
1.加強專業(yè)業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)
檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求：一方面，管理人員要加強專業(yè)知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，進一步提高自己的檔案知識和業(yè)務(wù)能力;另一方面，要建立完善的檔案人員培訓制度，有計劃地對在職人員進行繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結(jié)構(gòu)、提高其業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)人事檔案工作環(huán)境的新要求。另外，要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的思想政治覺悟，以及堅定的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力，建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊伍。
2.加強檔案管理人員的通才培養(yǎng)
培養(yǎng)檔案和計算機復(fù)合型人才是更好地推進高校信息化建設(shè)的必要條件，因此在加強管理人員專業(yè)知識培養(yǎng)的同時也要注重計算機能力的培養(yǎng)，要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學習，如：參加計算機應(yīng)用知識培訓、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，方便檔案信息化管理。
3.做好人事檔案管理信息系統(tǒng)的維護與更新
第一，要加強軟硬件維護和管理，加強計算機的安全措施，杜絕技術(shù)和設(shè)備問題，確保信息在錄入、傳輸和處理等過程中保持真實、完整和安全。
第二，利用計算機相應(yīng)的加密功能，做好權(quán)限管理，根據(jù)使用權(quán)限對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的分類與加密。
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(作者單位 江蘇省南京鐵道職業(yè)技術(shù)學院)
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