地鐵檔案管理論文(2)
地鐵檔案管理論文篇二
淺析地鐵工程檔案信息化管理
摘 要：隨著我國城市化發(fā)展腳步的加快以及城市建設的迅猛發(fā)展，地鐵在城市化建設中對緩解城市交通壓力方面做出了重要貢獻。網(wǎng)絡化時代要求地鐵實現(xiàn)信息化建設，因此，做好地鐵工程檔案管理工作，使地鐵工程檔案管理實現(xiàn)信息化，已經(jīng)成為廣大檔案管理工作者做好檔案管理的重要舉措。本文以地鐵工程檔案管理為例，結合網(wǎng)絡化快速發(fā)展的社會大背景，就如何更好的實現(xiàn)地鐵工程檔案管理信息化進行了一定的探討。
關鍵詞：地鐵工程檔案 信息化 管理
隨著信息技術的發(fā)展，信息技術在現(xiàn)代社會發(fā)展中作用越來越突出，已經(jīng)成為衡量社會發(fā)展的重要標志。信息化發(fā)展要求地鐵實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，地鐵工程檔案管理的信息化是適應地鐵信息化發(fā)展而建立起來的，是地鐵網(wǎng)絡化管理的必然選擇。建立地鐵工程檔案信息化管理，不僅能夠減少對人力物力資源的浪費，也能夠提高工作效率。
1.地鐵工程檔案信息化的概述
地鐵工程檔案貫穿與整個地鐵施工過程，從項目開始到項目結束，在這中間產(chǎn)生的各種有價值的、應該實現(xiàn)歸檔的、具有保存意義的文件資料。在地鐵工程中，資料的歸檔的范圍很廣泛，包括項目的規(guī)劃報建、項目招標、土地建設施工、各種機電的安裝和維修、軌道的安裝及工程設備的安裝、設備的購買、對工程的驗收，工程監(jiān)理等。工程檔案管理在工程驗收和工程維修方面發(fā)揮著重要作用，是工程日后進行查閱的重要資料憑證。工程檔案管理有利于加強工程質量控制、追究質量責任，并且在工程的維修、擴建方面有重要的引導和參考價值，對整個工程的建設和完善都發(fā)揮著重要作用。工程檔案管理信息化是通過計算機完成的，使檔案信息具有再次參考的價值。工程檔案管理信息化將檔案資料由紙質形式變?yōu)槲C軟件的形式，這一過程的實現(xiàn)，主要是對檔案資料進行進一步的搜集，對資料進行一定的篩選并進行不同程度的加工而完成的。工程檔案管理信息化的建立能夠提高工程的質量和效率，檔案信息化的建立和完善也可以加快檔案資料數(shù)字化和網(wǎng)絡化的進程，使檔案信息的接收、檔案信息的傳遞和存儲融為一體，使檔案信息資源的共享成為可能;傳統(tǒng)檔案信息處理的手工模式，使得整個檔案的編寫花費時間過長，在最后的檢索階段也不能實現(xiàn)快捷性，這在一定程度上影響了信息的時效性。工程檔案管理信息化，通過計算機方便快捷的完成對檔案的加工處理及檢索利用，提高了工程檔案信息的時效性;工程檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化后，可以實現(xiàn)對其文本的多次復制，方便其他部門的使用，同時信息化還有利于提高經(jīng)濟效益，檔案管理實行信息化后，能夠有效提高檔案信息處理加工的經(jīng)濟效率，原因在于信息的充分利用能夠有效的節(jié)約經(jīng)費。
2.加強地鐵工程檔案信息化管理的策略
2.1豐富檔案信息資源，加強地鐵工程檔案管理
在建立地鐵工程檔案管理的過程中，要首先明確工程檔案管理的工作流程，充分利用信息資源，因為檔案信息資源建設的好壞直接影響檔案信息化管理的水平，是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。一是要實現(xiàn)電子文件的準確、可靠，電子文件要與紙質文獻同時進行，并嚴格按照紙質檔案數(shù)據(jù)進行建檔。在確保電子文件可靠性的同時，還要加強地鐵工程檔案電子文件的監(jiān)督指導，只有確保電子文件在制定過程的準確性、在文件鑒定和文件歸檔過程中的完整性，才能保證文件的真實性、資料信息的有效性，才能真正為地鐵工程建設提供可靠依據(jù)。地鐵工程管理部門有利的領導也是加強工程檔案建設的重要措施，為了確保電子文件在資源上的可靠和準確性，可以建立檔案管理網(wǎng)絡，使整個工程的建設連成一個整體，使地鐵施工各部門進一步了解電子文件，并實現(xiàn)對于電子文件的重視。二是實現(xiàn)電子文檔歸檔，電子文件應當同紙質文檔同時歸檔，同時，電子文件還應該加入到檔案數(shù)據(jù)庫和本機數(shù)據(jù)庫中，使工作人員在查閱的過程中，更加便捷，節(jié)約時間提高效率，充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性。三是要想充分發(fā)揮信息的積極作用，努力實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設，同時還要加強件數(shù)據(jù)庫的建立，將數(shù)據(jù)進行有效整合，為檔案的信息管理帶來便利，并進一步提高儲存的安全性。為了更加方便電子數(shù)據(jù)的查找，還要積極建立和完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫，使計算機檔案目錄與檔案資料一起進行歸檔。地鐵工程建設復雜，涉及到城市、線網(wǎng)、交通、消防、安全等各個方面，檔案范圍廣闊、數(shù)據(jù)繁多，因此可以在地鐵工程信息化過程中要建立檔案目錄中心，為檔案的數(shù)字化做準備。四是為了充分實現(xiàn)檔案的信息化，應該制定地鐵工程檔案管理手冊和錄入、修訂、考核、管理等工作流程，使信息化建設建設有“依”管理有“據(jù)”，保證信息資源的充分利用。五是加強檔案信息化基礎設施的建立，只有建立了完善的檔案信息化基礎設施才能有效的實現(xiàn)檔案信息化，同時，實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)也需要穩(wěn)定的基礎設施系統(tǒng)做后盾。建立穩(wěn)定、可靠的局域網(wǎng)，配備掃描機、打印機等，完善計算機設備，保證網(wǎng)絡中的每臺計算機都能夠快速、便捷的查詢文獻資料，提高檔案利用率。規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)軟件，能夠更加方便的實現(xiàn)地鐵電子檔案資料的查閱和瀏覽，因此，可以通過電子檔案信息基礎設施的建立來進一步實現(xiàn)信息資源的利用。
2.2健全信息管理制度，加強地鐵工程檔案管理
傳統(tǒng)的檔案管理制度主要是適應于紙質檔案管理，要想進一步跟上信息化的步伐，完善地鐵工程檔案，就要建立新的地鐵工程檔案管理制度。為了確保工程檔案資料的有效、準確性，就要對工程過程中產(chǎn)生的各種工程文件資料進行及時的記錄、整理。建立各種管理措施，使文件的接受、采集、保管等環(huán)節(jié)得到進一步的完善，使電子檔案在移交的過程中能夠得到完整的保護，使資料在過程中得到充分利用。還要建立操作技術管理制度，使操作技術規(guī)范化，檔案信息化處理要建立在規(guī)范、統(tǒng)一的標準之上。網(wǎng)絡化的建立都要以一個標準為前提，只有按照標準進行構建才有可能實現(xiàn)操作的規(guī)范化，地鐵檔案信息化的建立也要有一個實行標準，只有這樣才能保證地鐵工程檔案建立的可靠性、有效性。要想實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化，可以建立統(tǒng)一的檔案管理制度，為信息的輸入和輸出、工程項目的進一步管理、規(guī)范做好基礎。要想實現(xiàn)電子檔案的安全，就要加強檔案安全管理，完善檔案安全管理體系。進一步監(jiān)督電子文件歸檔工作，實現(xiàn)文件資料的真實性;為了確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，還要努力實現(xiàn)計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，為檔案數(shù)據(jù)安全提供有利的環(huán)境;為了實現(xiàn)地鐵檔案數(shù)據(jù)庫的安全，可以加強對地鐵內(nèi)部局域網(wǎng)的管理，同時還要嚴格控制外網(wǎng)，對兩者實行嚴格的分離。在實現(xiàn)設施安全管理的同時，檔案信息化安全還要提高工作人員信息安全意識，同時防止人為的信息外露。為了實現(xiàn)人員的安全管理，在檔案的管理中要嚴格遵守法律規(guī)范，執(zhí)行《檔案法》的有關規(guī)定，切實做好安全工作。
2.3提升檔案人員素質，加強地鐵工程檔案管理
地鐵工程檔案管理實現(xiàn)信息化，這就需要打破以前傳統(tǒng)的管理方式，在管理中加強信息技術要求，不管是檔案信息的搜集、接收、整理還是歸檔，都需要工作人員具有較高的計算機技術。要想實現(xiàn)高水平的檔案信息化，檔案人員應該充分實現(xiàn)檔案知識與計算機技術的結合，實現(xiàn)兩者的優(yōu)化組合，充分體現(xiàn)檔案信息化的優(yōu)勢。在檔案信息化的管理中，管理人員應該具備網(wǎng)絡安全保護技術，保護網(wǎng)絡安全，防止檔案信息外泄，同時防止外界惡意的黑客攻擊，從而實現(xiàn)檔案信息的安全。工程檔案信息化還需要培養(yǎng)檔案網(wǎng)絡服務、數(shù)據(jù)庫分析和軟件開發(fā)等方面的人才，實現(xiàn)檔案在管理、檢索中的信息化。要想改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，還需要加強建設工程檔案信息化管理培訓，為檔案信息化培養(yǎng)高素質人才，不僅實現(xiàn)對現(xiàn)有員工的培養(yǎng)，還可以從外引進檔案信息化管理方面的人才，優(yōu)化管理人員的知識結構，實現(xiàn)人員內(nèi)部的互相學習，進一步提高管理水平。地鐵工程檔案管理部門還要加強對地鐵公司一些專業(yè)部門的培訓力度，實現(xiàn)一些二級單位檔案管理人員的信息化培訓，使他們增強檔案管理理論和技能以及地鐵工程建設的相關知識，同時也要加強計算機技術的培養(yǎng)，進一步實現(xiàn)地鐵工程檔案知識與計算機知識的融合。同時還要實現(xiàn)檔案管理人員理論與實踐相結合，經(jīng)常帶領他們到地鐵施工現(xiàn)場，進行一些實踐知識的講解，幫助他們理解檔案管理中的一些理論知識，使其在工程檔案檢查中具有獨立判斷的能力，真正履行其職責，實現(xiàn)檔案信息化的有效管理。在提高知識能力的同時，還要加強檔案人員的工作責任感，增強檔案信息的保密性，在信息的搜集、整理過程中認真負責，實現(xiàn)檔案信息的完整、有效。在培養(yǎng)、引進人才的同時，還要經(jīng)常進行經(jīng)驗的交流，實現(xiàn)經(jīng)驗互補，彌補自身知識的不足，共同探討工作規(guī)律，實現(xiàn)信息化管理的不斷創(chuàng)新。
3.總結
在我國城市建設在急速發(fā)展，城市規(guī)模也在不斷擴大，地鐵成為城市化建設的重要標志，地鐵工程檔案管理是保證地鐵質量，進行日后地鐵修改、整頓的重要依據(jù)。隨著信息化的發(fā)展，地鐵工程檔案管理也在不斷與時俱進，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢，它不僅具有節(jié)省人力、物力資源的優(yōu)勢，也能夠實現(xiàn)檔案查閱的快速、便捷，更有利于檔案信息的儲存，加強地鐵檔案信息化建設，提高電子文件的歸檔質量，實現(xiàn)檔案的信息化管理，是信息時代檔案現(xiàn)代化管理的需要。
參考文獻：
[1]鄧代先.工程檔案信息化之路[J].科技檔案，2008(1)：18220.
[2]楊公之.檔案信息化建設實務[M].北京：中國檔案出版社，2003.
作者簡介：
程曦(1969-),女，漢，大學，高級經(jīng)濟師，項目組長，南京地鐵建設分公司。
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